הגיליון האלקטרוני הוא כלי מרכזי בעבודה המשרדית, המשמש לניהול טבלאות ולעיבוד נתונים והצגת תרשימים. האקסל מאפשר להציג את הנתונים בצורה גרפית, לבצע חישובים, סיכומים שונים וניתוח נתונים בטבלת ציר, בקלות ובמהירות. באקסל, ניתן לערוך שינויים בנתונים, לראות את תוצאות השינויים באופן מידי (הן בצורה מספרית והן בצורה גרפית) ולהסיק מסקנות.
מבנה הגיליון האלקטרוני גיליון העבודה ממלא את רוב החלון. הוא ערוך שתי וערב ברשת של עמודות ושורות. בכל גיליון יש 16,384 עמודות (טורים) המסומנות בסדר אלפביתי מ- A עד XDF . בכל גיליון יש יותר ממיליון שורות ממוספרות במספרים רציפים מ 1 ועד 1,048,576 - יש כאן הרבה מקום!
כל קובייה (מפגש של שורה ועמודה) נקראת תא. כתובת התא = שם התא, כוללת את האות המציינת את העמודה, והמספר המציין את השורה שבה נמצא התא. למשל, תא F15 הינו התא בעמודה F ובשורה 15. בכל תא ניתן להזין ערכים, טקסט או נוסחה, פונקציה וקישור.
שורת הנוסחאות– נמצאת מעל הגיליון, השורה משמשת להצגת הנוסחאות, הזנת ערכים או עריכה של התא המסומן.
תיבת שם– נמצאת (בעברית) משמאל לשורת הנוסחאות, כאן תופיע הכתובת של התא הנבחר.
לשונית הגיליון– מצינת את שם הגיליון. כל הגיליונות באותם הגדלים. לחיצה על לשונית, תציג את הגיליון הנבחר. לחיצה על + – תיצור גיליון עבודה חדש לחוברת העבודה.
חוברת עבודה - היא אוסף של גיליונות אלקטרוניים (גם גיליון בודד) הנשמרים יחד כקובץ אקסל.